Właściwie każda firma boryka się z problemami dotyczącymi właściwego przechowywania i utylizacji dokumentów. Problem przybiera tym bardziej na sile, im większa jest skala przetwarzania dokumentów w danej placówce. Przedsiębiorcy radzą sobie z tymi kwestiami na różne sposoby. Ostatnimi czasy na popularności zyskały firmy outsourcingowe zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów, porządkowaniem składnic akt i prowadzeniem archiwizacji. Odpowiadając na to wyraźne zapotrzebowanie, specjaliści w dziedzinie utylizacji i przechowywania akt opracowali system bezpiecznych szafek na dokumenty, którego głównym celem jest bezpieczne pozbywanie się przez przetwórcę dokumentacji bieżącej i takiej, której karencja wygasła. W praktyce oznacza to, że w zapleczu biurowym wyposażonym w szafki RODO nie potrzeba niszczarek biurowych oraz że nie trzeba zlecać pracownikom niszczenia dokumentów firmowych. Jednocześnie szafki RODO gwarantują bezpieczeństwo informacji i prawidłową utylizację dokumentów w świetle obowiązującego prawa.
Czym są szafki RODO?
Szafki RODO sprawdzą się jako stałe rozwiązanie dla firm, polegające na bezpiecznym przechowywaniu i docelowym niszczeniu dokumentów przeznaczonych do utylizacji bez zbędnego zaangażowania pracowników biurowych. Wykupując usługę bezpiecznych szafek w firmie profesjonalnie niszczącej dokumenty, dostajesz produkt dostosowany do swoich potrzeb – system pozwalający na zachowanie bezpieczeństwa informacji w Twojej firmie, a także na prawidłowe i bezpieczne niszczenie dokumentów. Szafki RODO to specjalistyczne, odpowiednio zaprojektowane pojemniki wyposażone w otwór wsypowy umożliwiający wrzucanie do nich niepotrzebnych, przedawnionych lub nieaktualnych dokumentów, które w innym wypadku powinny zostać zniszczone za pomocą niszczarki biurowej. Oferowane przez firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów szafki posiadają zaplombowane drzwiczki oraz zamek umożliwiający ich zamknięcie na klucz, dzięki czemu osoby niepowołane nie będą mieć dostępu do dokumentów umieszczonych wewnątrz.
Jak ich używać?
Korzystanie z szafek RODO jest banalnie proste! Ot, wystarczy zakupić usługę i rozmieścić kilka takich szafek w strategicznych miejscach w swojej firmie, najlepiej w taki sposób, aby każda osoba zajmująca się przetwarzaniem dokumentacji miała do nich łatwy dostęp. Dzięki temu zamiast poświęcać czas na czasochłonne niszczenie papierów, wystarczy je wrzucić do bezpiecznej szafki na dokumenty. Co więcej, szafki posiadają sporą przewagę nad niszczarkami. Nie tylko są wygodniejszym rozwiązaniem dla pracowników, ale także nie wymagają serwisowania, a w razie potrzeby pozwalają na odzyskanie akt, które zostały wrzucone do nich przez pomyłkę. W takiej sytuacji może nastąpić komisyjne otwarcie i odzyskanie potrzebnego dokumentu – po otwarciu szafkę można zaplombować na nowo i mieć dalszą pewność, że nikt jej nie otworzy bez naszej wiedzy. Bezpieczne szafki wypełnione papierami będą opróżniane według ustalonego harmonogramu przez firmę zewnętrzną lub w razie zaistniałej potrzeby. Sama utylizacja zostanie przeprowadzona zgodnie z procedurami i standardami bezpieczeństwa danej firmy. Jeśli chodzi o zaświadczenia wykonanych prac, to w najogólniejszym zarysie powinieneś dostać protokół zdawczo-odbiorczy, certyfikat potwierdzający zniszczenie przekazanej puli dokumentów oraz opcjonalnie nagranie z niszczenia dokumentacji. Firmy outsourcingowe oferują również możliwość wglądu w ten proces.
Gdzie sprawdzą się bezpieczne szafki na dokumenty?
Bezpieczne szafki sprawdzą się każdym dużym i średnim przedsiębiorstwie lub w każdym biurze, gdzie przetwarza się duże ilości dokumentacji. Wszystko oczywiście pod warunkiem, że zostaną rozmieszczone w taki sposób, aby rzeczywiście ułatwiać korzystanie z nich. Innymi słowy, powinny znaleźć się wszędzie tam, gdzie pracuje się z dokumentami i gdzie osoby za to odpowiedzialne nie będą musiały pokonywać zbyt dużego dystansu, żeby pozbyć się niepotrzebnych papierów. Właściwe rozmieszczenie szafek jest w tym przypadku kluczem do sukcesu. Szafki RODO są świetnym rozwiązaniem dla firm wytwarzających cyklicznie dużą ilość dokumentów, a w długofalowym ujęciu kosztów są dużo tańszym rozwiązaniem niż zakup, przeglądy i naprawa niszczarek oraz marnotrawienie czasu pracowników. Większość z modeli wyposażona jest w koła, więc z łatwością można je przemieszczać, aby opracować najodpowiedniejszą konfigurację rozmieszczenia, a ich minimalistyczny wygląd pozwoli na wpasowanie się w każdą przestrzeń biurową.