Zamknięcie działalności gospodarczej wiąże się z dopełnieniem wielu formalności. Przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, zobowiązani są do zakończenia pracy urządzenia zgodnie z obowiązującą procedurą. Jak to wygląda w praktyce? Co zrobić z kasą fiskalną po zamknięciu działalności?
Kasa fiskalna po zamknięciu działalności – co robić? Instruktaż krok po kroku
Chociaż kasa fiskalna jest własnością przedsiębiorcy, nie może on ot tak schować jej do półki, likwidując działalność gospodarczą. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących jasno wskazuje, jakie czynności musi podjąć podatnik, by procedura zakończenia pracy kasy fiskalnej odbyła się zgodnie z prawem. Dotyczy ona każdego przedsiębiorcy, bez względu na formę prawną prowadzonej działalności i wybrany sposób opodatkowania. Oto czynności, które należy wykonać.
- Sporządzenie raportu dobowego i miesięcznego
Jeżeli przedsiębiorca używał kasy fiskalnej online, wystawia wyłącznie dobowy raport fiskalny. Gdy zaś ewidencjonował sprzedaż na kasie fiskalnej z kopią elektroniczną lub papierowym zapisem, wówczas zobowiązany jest do sporządzenia i raportu dobowego, i raportu miesięcznego.
- Dokonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej urządzenia
Czynność ta odbywa się przy pomocy uprawnionego serwisanta. Dlatego niezwłocznie po przejściu kasy w tryb tylko do odczytu przedsiębiorca jest zobowiązany do skontaktowania się z serwisem, a także urzędem skarbowym w celu ustalenia odpowiedniego terminu przeprowadzenia odczytu.
Sam odczyt polega na wykonaniu raportu rozliczeniowego za cały okres funkcjonowania kasy fiskalnej. Czynność ta kończy się sporządzeniem przez serwis prowadzący protokołów z odczytu. Oprócz tych dokumentów przedsiębiorca otrzymuje również wydruki wszystkich raportów dobowych z podsumowaniem, kartę pamięci (w przypadku kas fiskalnych z kopią elektroniczną), książkę serwisową sprzętu, a także urządzenie. Przedsiębiorcy korzystający z usług Centrum Kas otrzymują również wniosek o wyrejestrowanie kasy, co ułatwia dopełnienie procedury.
Warto przy tym pamiętać, że zdarzają się sytuacje, w których odczyt zawartości pamięci fiskalnej kasy jest niemożliwy, co stwierdza serwisant. Wówczas sprzęt należy niezwłocznie przesłać do podmiotu, który prowadzi serwis główny, aby dokonać odczytu.
- Złożenie dokumentów do urzędu skarbowego
Po przeprowadzeniu odczytu przedsiębiorca ma 5 dni od daty podpisania przez serwis protokołu na złożenie do urzędu skarbowego odpowiednich dokumentów, czyli wniosku o wyrejestrowanie kasy oraz protokołu z odczytu.
Po zamknięciu działalności gospodarczej i przeprowadzeniu wyżej wymienionej procedury kasę fiskalną można zutylizować. Rzadko kiedy się ją odsprzedaje, gdyż po zakończeniu użytkowania nie ma ona praktycznie żadnej wartości. Żeby mogła na nowo spełniać swoje funkcje, trzeba kupić moduł pamięci, którego koszt jest zbliżony do kosztu nowej kasy. Trudno więc znaleźć chętnych na takie urządzenie. Jeśli klient zdecyduje się na przeprowadzenie procedury odczytu w Centrum Kas, serwis zutylizuje kasę GRATIS.
Zakończenie pracy kasy a zwrot ulgi
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług przedsiębiorca, który w obowiązujących terminach rozpocznie ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy fiskalnej, może odliczyć od podatku 90% kwoty (jednak nie więcej niż 700 zł) wydanej na jej zakup. Jeśli jednak zakończy prowadzenie działalności w ciągu trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu omawianego sprzętu, jest zobowiązany do zwrócenia ulgi.
Ile czasu na zwrot należności ma przedsiębiorca? Podatnik jest zobowiązany do dokonania zwrotu otrzymanej kwoty na rachunek właściwego urzędu skarbowego do 25. dnia miesiąca po miesiącu/kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające tę konieczność, jeśli rozlicza podatek za okresy miesięczne/kwartalne.